レンタルコピー機で働き方改革しませんか?
最近いろいろなところで耳にする言葉が「働き方改革」ですよね。 欧米諸国などに比べると日本は働きすぎだ！などと言われておりますが、さまざまな業務の効率化が図れれば、労働時間の短縮につなげることができるのではないでしょうか。 そこでレンタルコピー機を使うことによって、どのような業務の効率化を図ることができるのか、その方法を考えてみましょう。
印刷スピードが速ければ業務がはかどる
コピー機・複合機を使っている方の中には、「印刷スピードにストレスを感じている」という人も多いのではないでしょうか。 最新の機種を使っていれば大抵の場合は印刷スピードも速いのですが、古い機種であればあるほど十分なスピードが出ないため、不満に感じてしまいやすいものです。 1日の業務のうち、数枚しか印刷をしないというのであればさほど苦にはなりませんが、日に何百枚と印刷しなくてはならない場合、かなりの時間を消費することになります。 そうなるとコピー機・複合機の印刷スピードというのは、業務の効率化を図る上においてかなり重要な位置を占めると言っても過言ではありません。
- レンタルコピー機・複合機であれば印刷スピードが速い機種も選べる リースの場合は自分で機種を選ぶことができないケースが多いのですが、レンタルの場合は多種多様なラインナップの中から自分のニーズにあった機種を選ぶことが可能です。 もしも印刷スピードの速い機種が良いのであれば、その旨を業者に伝えて最適な機種をレンタルするようにしましょう。
- ウォームアップタイムも重要 印刷のスピードと同様にウォームアップタイムも、業務の効率化を図る上においては重要になってきます。 電源を入れてから印刷が可能になるまでの立ち上がり時間をウォームアップタイムと呼びますが、機種によってこの時間もまちまちです。 コピー機・複合機の使い始めに時間がかかってしまうと、朝からイライラしてしまうなんてことにもなりかねません。 そうしたストレスも軽減できるよう、ウォームアップタイムも重視して機種を選択した方が良いでしょう。
両面スキャンもレンタルコピー機・複合機で手間要らず
最近ではペーパレスということで、資料をスキャンしてデータ化する方法が主流となってきていますよね。 データ化してしまえばEメールなどで相手に簡単に送ることができますし、USBメモリーなどのメディアに保存して気軽に持ち運ぶことも可能です。 またコピー用紙もインクも使わなくてもいいため、経費の削減にも大きく貢献できるのではないでしょうか。 そんな便利な資料のデータ化ですが、スキャンをする際に意外と手間取るのが両面スキャン。両面にプリントされているものをスキャンする場合、機種によっては表面と裏面をそれぞれセットして読み取らなければならないため、時間と手間が2倍かかってしまいます。
- 自動で両面を読み取ってくれる機種がある レンタルコピー機・複合機の中には、両面スキャンを選択すると自動で両面を読み取ってくれるという非常に便利な機能がついているものがあります。わざわざ表面をスキャンしてから、ひっくり返して裏面をスキャンするなどという手間が省けるため、業務の短縮化がはかどります。
- さらに便利な両面同時読み取り 自動両面スキャンが可能な機種は、大抵の場合一度資料を読み込んだら自動で紙を反転させて裏面も読み取るような仕組みになっています。自動とはいえ、表面と裏面で2回読み込まなくてはならないんですね。 しかし、中には1回の読み込みだけで表面と裏面の両面を同時にスキャンしてくれる機種もあります。 通常2回分の読み込みにかかる時間が1回の読み込みで終わり、当然かかる時間も半分で済みますので、時間のの短縮に一役買うこと間違いなしです。
まとめ
業務量が多すぎるとどうしても労働時間が増えてしまいますが、業務の効率化を図ることによって、負担を減らすことが可能です。 コピー機・複合機を自分のニーズに合わせたものにすることで、意外なほど業務の効率化が図れますので、ぜひさまざまな機種を比較検討できるレンタルコピー機・複合機を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
