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レンタル複合機で膨大なドキュメントを仕分ける | コピー機・複合機のレンタルは法人コピー機レンタル「レンコピ」

レンタル複合機で膨大なドキュメントを仕分ける

レンタル複合機で膨大なドキュメントを仕分ける

オフィスで扱われる膨大なドキュメントは、コピー機/複合機のレンタルを活用すれば自動的に適切な場所へと仕分けすることができます。紙文書の電子化やFAXの自動データ化・仕分けを高品質な複合機に任せることで、オフィスワークは飛躍的に効率化できます。

レンタル複合機で効率的にドキュメントを仕分ける

レンタル複合機で効率的にドキュメントを仕分ける

かつてはすべて紙で保管されていた報告書や契約書、注文書などのさまざまな書類は、最近では大きく電子化が進むようになってきました。しかし現在でも最初から最後まで完璧に電子化されているというケースは少なく、紙の書類を手作業でデータ化する場面も多く見られます。大量の紙文書を一枚ずつ手作業でスキャンして、名前をつけ、ファイルを選択して保存……という作業は非常に労力と時間がかかる上に、作業工程でミスが起きる可能性もあります。そんな煩雑な業務を効率化するためには、高品質なコピー機/複合機のレンタルがおすすめです。最新の複合機にソフトウェアや拡張機能を追加すれば、一括スキャンした大量のドキュメントを、設定したルールに従って自動でリネーム(ファイル名の変更)→PCやクラウド内のフォルダに保存するところまでデータの仕分けを任せてしまえるのです。

 

レンタル複合機でFAXのデータを仕分ける

レンタル複合機でFAXのデータを仕分ける

最近の高品質なレンタル複合機には、受信したFAXのドキュメントを自動でPDF化してフォルダに仕分け・通知してくれる拡張機能があります。受信したFAXを紙で印刷する従来の方法では、受信から気づくまでにタイムラグが生じたり、それを防ぐためにFAXを送信した後わざわざ電話をかけたり、受信した書類が紛失してしまったりといったさまざまな無駄がありました。しかしFAXが届くと同時にドキュメントがPDF化され、PCやクラウドに保存されることによって、紙や時間の無駄がなくなり、手間も省くことができるのです。さらに自宅や外出先でもオフィスに届いたFAXを確認することが可能になるため、テレワーク・在宅勤務の場面でも役立ちます。頻繁にFAXのやりとりがあるオフィスには、ぜひおすすめしたいコピー機/複合機の活用法です。

ドキュメントの仕分けが得意なレンタル複合機は?

レンタル複合機でドキュメントの電子化や仕分けをするなら、コニカミノルタの複合機「bizhub シリーズ」がお勧めです。連携のスキャンツール「仕分け名人」や文書管理ソフトウェア「Dispatcher Phoenix」を利用すれば、複合機のパネル操作だけでドキュメントのスキャンと仕分けを完了することができます。特に「Dispatcher Phoenix」は、アンケートの仕分け、図面管理(バーコード処理)、契約書電子化、売上伝票電子化などさまざまな業務におけるドキュメントの電子化に対応しています。そのほか、各社の複合機を活用したドキュメントの仕分けには以下のような拡張機能・ソフトウェアがあります。

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