マルチコピー機レンタル導入でコスト削減する方法
多機能なマルチコピー機・複合機は、レンタルで導入することで初期費用を大きく抑えられます。また、経済的コストだけでなく、事務処理における時間的コスト・肉体的コストも同時に削減することが可能です。
オフィスのコピー機・複合機をレンタルで導入するメリット
オフィスにコピー機・複合機を導入したい場合には、購入する方法と、リースやレンタルを利用する方法とがあります。しかしコピー機の購入には、例えば以下のようなデメリットがあります。
- 導入時に本体代金として大きな初期費用が必要
- 故障・修理の度に予定外の出費が発生する
- 購入すると会社の資産になってしまう
- 使用しなくなったときに処分費用がかかる（中古を売るのは難しく、ほぼ産業廃棄物に）
- 複合機の進化はめざましく、数年で古い機種になってしまう
リースやレンタルであれば会社の資産にならず、設置や後処理の手間も省くことができます。また、一般的に長期契約となるリースと比べ、レンタルであれば中途解約も可能です。一時的な増台にも対応することができ、社内でのコピー機の需要に合わせて柔軟に対応することが可能になります。
コピー機をレンタルで増設して、時間的・肉体的にもコスト削減
オフィス機器の見直しは数年ごとに行われる程度で、常設されている機器だけでいつも業務を回しているという会社が多いのではないでしょうか。しかし、会社の業務にはさまざまなプロジェクトや繁忙期があり、常に同じように業務が進行しているわけではありません。そこで、コピー機の利用頻度が上がるときのみ、レンタルでマルチコピー機を増設するという方法を提案しています。例えば株主総会・新入社員研修の資料や決算時期の決算文書作成など、普段よりもコピー機がフル稼働されて印刷タスクに渋滞が起きるような時期があると思います。
また、近年テレワークなどの推進のため急速に紙文書の電子化が進められていますが、そういった作業を進めるときにもコピー機の使用頻度は一気に膨れ上がります。短期間で大量に文書を出力しなければならないときにオフィスにコピー機・複合機が不足していると、効率が悪く困ります。大量印刷する時期だけレンタルでコピー機を増設することによって、待ち時間などの見えないコストを削減して、業務の効率化を図ることが可能です。
仮移転やテレワークでコピー機がない場面でもレンタルを
オフィスの仮移転やテレワーク・在宅勤務といった状況で、働く場所にコピー機が設置されておらず、一時的にコンビニのマルチコピー機などを利用する場合もあると思います。しかしコンビニでの印刷には移動コストもかかり、セキュリティ面でも不安が大きく情報漏えいのリスクがあります。短期的なことであっても、オフィス環境の充実は重要です。ビジネスにおけるイレギュラーな場面でこそ、うまくレンタル機器を活用することがお勧めです。
