印刷枚数が予想より多かった！何枚印刷したか調べたい！
コピー機・複合機のリースやレンタルで一般的な「カウンター保守」という契約の場合、コストを削減するためには印刷枚数を減らすことが有効です。複合機の印刷枚数は、どのようにして把握・管理すればよいのでしょうか。
レンタルした複合機で印刷枚数を調べたい
オフィスにおける複合機のリースやレンタルでは、カウンター保守という契約を結ぶことが多いと思います。本体代金とは別に印刷枚数に応じた保守料金を支払う代わりに、故障した際の修理費やトナーの代金が無料になるという契約です。そのため印刷枚数を削減できればコストが抑えられるのですが、社内にある複合機が月々どれくらいの枚数を印刷しているか把握しているでしょうか。各社の複合機には、印刷枚数のカウンターチェック機能が搭載されています。また、あらかじめ設定をしておけば、誰が何枚印刷しているか調べることも可能です。誰が印刷したか、部門ごとの設定もできるので、部署単位での数値も調べることができます。
レンタルコピー機・複合機のユーザー設定と印刷枚数の確認
例えばコニカミノルタのbizhubシリーズ（例：C658）をレンタルした場合、ユーザー設定と印刷枚数の確認は以下のような手順で行います。
【ユーザーの設定】
1.「管理者設定メニュー」の画面で「ユーザー認証/部門管理」を選択→「ユーザー認証設定」→「ユーザー登録」の順に選択
2．登録番号を選んで「編集」を選択し、ユーザーを登録/編集する画面を表示する
3．「ユーザー名」、「パスワード」、「e-mailアドレス」、「所属部門」を登録
4．「上限設定」、「機能制限/権限」などを設定して完了
【印刷枚数の確認】
上記の設定をしておけば、「ユーザー認証設定」内の「ユーザーカウンター」から印刷枚数のカウントを確認することができます。
他社の複合機でも、多機能なタイプのものであれば同様の機能が搭載されているものが多く、おおよそ同じような手順で簡単にユーザーの設定と印刷枚数の確認を行うことができます。ユーザーの登録にICカードを利用したい場合は、別途装置や設定を追加することで可能です。
印刷枚数の削減で、コピー機・複合機のレンタルはもっとお得に
印刷枚数の削減を実現するためには、カウンターの設定だけでなく、設置後の運用面も含めた打ち合わせが必要です。印刷枚数削減の目標と意図を社内に周知し、ユーザーカウンターを設定することで、社員一人ひとりの意識の変化が期待できるでしょう。無駄を減らして必要な分だけ印刷するように心がけることで印刷枚数のカウントが減れば、高機能な複合機のレンタルをよりお得に、リーズナブルに利用することができます。また、印刷枚数をきちんと確認することで、社内での利用環境に最適な複合機もわかってくることでしょう。オフィスでの複合機の使い方に注目して、より賢い複合機の選択と活用を実現しましょう。
