リモート時のセキュリティ対策はレンタルコピー機でできる？
急速に需要の高まっているテレワーク・リモートワークという働き方ですが、オフィス外からのリモートアクセスにはセキュリティの面で不安の声が聞かれます。リモートワーク時のセキュリティ対策には、高性能なコピー機のレンタルがお勧めです。
セキュリティの強化は高性能なコピー機・複合機のレンタルで
テレワーク・在宅勤務やリモートワークという働き方では、自宅などの場所とオフィスとのあいだで情報のやりとりや共有をしなければなりません。しかしオフィス内のネットワークですべてが完結するのと比べて、やはりセキュリティの面では不安が大きくなります。アドビシステムズの調査（2020年3月）によると、テレワークにおける業務上の課題として回答者のおよそ4分の1が「データや情報管理のセキュリティが心配」と答えています。
安全にリモートワークを導入するためにはセキュリティの強化が必要不可欠ですが、VPN環境の構築やクラウドサービスの利用などとともに有効なのが、高性能なコピー機を活用することです。社内のネットワークの中に必ず置かれるコピー機ですが、実はPCやサーバー、ネットワークと比べてセキュリティの対策が手薄になりがちなため注意が必要です。最新のコピー機ほど強固なセキュリティ対策が搭載されているため、リモートワーク時の情報管理の中心として利用するには高性能な機種のレンタルがお勧めです。
レンタルコピー機・複合機による文書の電子化で情報漏えいを防ぐ
スムーズなリモートワークを進める上で障害となりやすいのが、紙の文書管理です。社内資料の持ち出しは情報漏えいのリスクとなり、セキュリティの面で非常に危険です。そのため、業務に必要な多くの資料がオフィスから持ち帰れないというのが大きな問題となっています。リモートワークを安全に、効率的にするためには、まずはさまざまな社内の紙文書を電子化することが重要です。コピー機の機能を十分に活用すれば紙文書の電子化は簡単に進めることができるので、一気に作業を進めたいときには電子化業務用にコピー機をレンタルして増台するのがお勧めです。
電子化されたドキュメントであればネットワークやクラウドを通してオフィス外からでも安全に確認することができるようになります。また、オフィスの複合機を介して自宅PCからFAXを送信したり、オフィスに届いたFAXを自宅PCから即時確認したりという作業も行うことができます。
レンタルコピー機でドキュメントにパスワードを設定する
リモートワーク時に作成したドキュメントをオフィスのコピー機で出力したい場合には、その場に自分がいないので、出力した文書が適切な相手の手に届くかどうか、置き去りにされたり、持ち出されたりすることはないかという懸念もあります。そういった場合にも、高機能なコピー機をレンタルしていれば、あらかじめ設定したパスワードを入力しない限り文書が勝手に出力されないようにできます。届けたい相手だけに出力のパスワードを伝えておくことで、意図しない相手に情報が晒される危険を回避することができます。リモートワークにおいては、高機能なコピー機ならではの様々なセキュリティ強化の機能を活用しましょう。
