多拠点オフィスには多機能なレンタル複合機がおすすめ
多拠点展開のオフィスでは、一般的な業務であっても拠点数が増える分だけさまざまな管理が複雑になってしまいます。各拠点で連携を取り、業務をうまく集約して効率化するためには、多機能な複合機のレンタルがおすすめです。
各拠点の複合機を集約し、一本化したレンタルで連携アップ
多拠点での連携をうまくとり、業務を効率化するためには、ネットワークの中心とも言えるコピー機・複合機を一本化してレンタルするのがお勧めです。まず、それぞれの拠点で機器を調達していると、メンテナンスや発注などの業務もバラバラになってしまうので管理が煩雑になります。レンタル先を集約することで各拠点での無駄を省くことができ、さらに、多機能なコピー機・複合機を同一機種で揃えることができれば拠点間での異動や出張の際にも操作に手間取ることなく各拠点のコピー機・複合機を扱うことができます。また、各拠点のコピー機・複合機をネットワークで繋ぐことによって、共有したい画像データや資料のやりとりがスムーズになり、業務が一本化されて無駄を省くことが可能になるでしょう。
多機能複合機をレンタルして、拠点間のFAX通信費を削減
拠点間での書類のやりとりが多い場合には、拠点間でのFAX通信費についても見直してみましょう。各拠点にインターネットFAX機能の搭載された複合機を設置すれば、ネットワークを利用してFAXのやりとりができるため通常の電話回線を使ったFAX送信のように通信費がかかりません。また、各拠点の複合機が社内ネットワーク（イントラネット）で接続されている場合には、IPファクス機能の搭載された複合機のレンタルもおすすめです。IPファクスとは相手先ファクスのIPアドレスを指定してダイレクトに通信を行う方法で、内線ファクスと同様に通信コストが不要となります。IPファクス機同士をダイレクトに結ぶため情報漏えいを防ぐ効果もあり、セキュリティ対策の面でもメリットがあります。そして、今後最も活躍の幅を広げると思われるのが、複合機をクラウドサーバーと直結させる方法です。この方法であればクラウドサーバーを通して画像データや文書を各拠点どこからでも共有できるようになり、連携させたPCやスマートフォンからも、自由自在にデータの閲覧・出力が可能になります。拠点間を多機能複合機で繋ぐことには、業務を効率化させる上で非常に大きなメリットがあるでしょう。
多拠点オフィスで活用できるレンタル複合機の機能
上記のように、高機能のコピー機・複合機が拠点間で連携していれば、例えば本社で作成した資料を支社で即時プリントアウトするということが可能になります。拠点間を移動して出張に行く場合に、印刷した大量の資料を鞄に詰めて運ぶような必要もなくなるということです。また、機密性の高い文書を取り扱う場合には、ユーザー認証を利用することによって別の拠点へ移動を完了してから自分自身で出力指示を出すということも可能です。コピー機・複合機をそれぞれの拠点内での印刷機器として使うにとどまらせるのはあまりにもったいないことです。各拠点を結ぶネットワークのハブとして十分に活用してください。
