大量の書類を電子化するならレンタルコピー機が便利
オフィス内の膨大な紙文書は、レンタルコピー・複合機を使って一気に電子化することができます。オフィスがスッキリ片付くだけでなく、電子化されたドキュメントならテレワーク・在宅勤務でも効率的に活用することが可能です。
紙の文書はレンタルコピー機で電子化できる
報告書、注文書、仕様書、図面、工程表など、社内には長年の「捨てられない紙文書」が積もり積もっていることが多いと思います。また、毎日新しく発生する大量の書類をさばかなければならない業務も多いでしょう。紙の書類は保管に場所を取るうえ、経年劣化し、さらにいざ必要となったときにも検索ができないため、必要書類を見つけ出すのに手間がかかるといったデメリットがあります。そんな膨大な書類を整理するためには、一枚一枚スキャンして、フォルダを選んで、名前をつけて、保存……と途方もなく大変な作業が必要に思えます。しかし、実はレンタルコピー機を活用すれば、簡単に大量の書類を電子化して整理することができるのです。最近は電子化に特化したスキャナにもさまざまな種類がありますが、多機能なコピー機・複合機であれば、一般的な印刷・コピー機能など他の用途を兼ねて導入できることも大きな魅力です。
大量の書類を電子化するなら高機能な最新コピー機のレンタルがおすすめ
コピー機には、一般的にADF（オートドキュメントフィーダー）という機能が搭載されています。これは複数枚の書類を一度に次々読み取れるスキャナ機能のことで、自動的に原稿が送られていくため、つきっきりで一枚一枚スキャンする手間が必要ありません。ただし一般的なコピー機のADFはそれほど高速でない場合も多く、また、片面しか読み取れないこともあります。そのため、社内に蓄積した紙文書を一気に電子化したいと検討している場合には、一時的に高機能な最新複合機をレンタル・増設して作業を片付けるという方法がおすすめです。また、ADFを通せない形状（解体できない冊子・カタログなど）のドキュメントを電子化したい場合にも、コピー機には原稿台にうつ伏せてスキャンする方法もあるので、時間や手間はかかるものの多様な読み取りに対応できるといえます。最新のコピー機には白紙除去、自動傾き補正などの機能が搭載されているため、紙の資料はとてもきれいに電子化できるようになっています。OCR処理されたデータであれば、二次利用も非常にスムーズです。
レンタルコピー機で電子化したドキュメントを在宅勤務で活用する
上述のようにレンタルコピー機を使って電子化したドキュメントは、クラウドサービスを利用すれば社内外でより効率的に活用できるようになります。例えば営業の出先でも、スマホやタブレットからクラウドを通していつでも膨大な資料にアクセスすることができます。また、従来の在宅勤務では必要な社内資料を紙やUSBで持ち出す必要があり情報漏えいのリスクがありましたが、こうした環境を整えることで、在宅勤務でもオフィスにいるのと同じように仕事をすることができるのです。高機能複合機をドキュメント管理の主軸とした新しいオフィス環境の整備は、これからの働き方にとって非常に重要になってくるでしょう。
