レンタル複合機のちょっと裏技
毎日の業務における印刷を、何気なく基本設定のまま行ってはいないでしょうか。レンタル複合機をもっと賢く使うことで、オフィスでの紙や費用の無駄はぐっと削減できるかもしれません。
レンタル複合機の料金システム
コピー機・複合機をレンタルする場合、その料金は大きく「本体代金」と「保守料金」とに分けられます。保守料金とは複合機のメンテナンスを保障する費用ですが、オフィスで使用する複合機の場合は「カウンター保守」という契約がよく結ばれています。これは印刷した紙の枚数に応じて料金が計算されるシステムで、その代わりに故障時の修理費やトナーの代金が免除されます。つまり、このカウンター保守というシステムでは「紙を何枚印刷したか」が支払い料金の決定において重要になるということです。オフィスでの毎日の業務の中で印刷枚数を抑えることができれば、コストの削減が期待できます。ちょっとした操作で簡単に紙を節約できる方法は、ぜひ社内に周知しておきましょう。
レンタル複合機を賢く使って印刷枚数を抑える方法
例えば、社内資料で印刷の質にこだわらないような場合には、「モノクロ印刷」と「集約」の機能を有効活用しましょう。2in1（ツーインワン）、ツーアップなどと呼ばれる設定で、2ページのものを1枚にまとめて印刷することができます。 4枚を1つにまとめる4in1（フォーインワン）などもあり、複数のページを1枚にすることで印刷枚数をぐっと抑えることができます。
- モノクロ印刷（白黒印刷）
カラー印刷よりも単価が安いので、カラーが必要でないときは意識してモノクロ印刷を使用するようにしましょう。一般的に、カラー印刷はモノクロ印刷のおよそ6倍以上の料金となります。また、コピーする資料にカラーの原稿とモノクロの原稿が混在している場合、モノクロの原稿までカラーの原稿として扱われてしまうことがあります。レンタルしたい複合機に原稿自動判別機能が搭載されているかどうか、チェックしてみましょう。原稿自動判別機能がない場合には、カラー原稿とモノクロ原稿を分けてコピーした方がお得です。 - 集約
4ページを1枚にまとめて印刷すれば当然文字や図は小さくなりますが、意外と問題なく識別できる場合も多いです。また、紙のサイズがA4でもA3でも枚数のカウントは1枚となるので、できるだけ見やすく印刷したい場合には大きい紙に印刷するようにするとよいでしょう。
レンタル複合機による印刷枚数のカウントも有効
レンタルでコピー機・複合機を賢く使うためには、まず印刷枚数を抑えようという意識を社内で共有すること、そしてその方法について周知することが必要となります。あらかじめ設定しておけば誰が何枚印刷したか確認することも可能なので、印刷枚数の削減のためにはぜひ取り入れてみてください。社員それぞれが意識するだけで、大きく無駄を省くことができるかもしれません。
