年末調整にコピー機・複合機レンタルがおすすめ！繁忙期の大量印刷・短期利用に対応 | 法人コピー機・複合機の短期レンタルならレンコピ！【最短1日からレンタル可】【最短即日出荷】

年末調整にコピー機・複合機レンタルがおすすめ！繁忙期の大量印刷・短期利用に対応

年末調整の時期は、従業員から提出された書類の確認や印刷、コピー、スキャンなどの業務が増える場合があります。特に、年末調整を受託するBPO事業者や給与計算代行会社では、業務量が集中し、既存のコピー機・複合機だけでは処理が追いつかなくなるケースも考えられます。このような一時的な需要には、必要な期間だけコピー機・複合機を利用できる短期レンタルもおすすめです。本記事では、コピー機・複合機のレンタルを行っているレンコピが、 年末調整に複合機が活用される理由や短期レンタルのメリット、導入時の注意点など を詳しく解説いたします。

1.年末調整の時期にコピー機・複合機が必要になる理由

年末調整の時期になると、企業の人事・総務・経理部門では、従業員から提出された書類の確認や管理など、通常とは異なる業務が発生します。近年は年末調整の電子化が進んでいるため、すべての企業で大量の紙書類を扱うとは限りません。一方、紙で申告書や関連書類を受け付けている企業や、多数の従業員の年末調整を行う企業では、印刷・コピー・スキャンなどの作業が一時的に増える場合があります。 また、年末調整業務を受託するBPO事業者や年末調整代行会社では、繁忙期に処理件数が集中するケースもあります。そのため、通常使用しているコピー機・複合機だけでは処理能力が不足し、一時的な増台が必要になることも考えられます。

従業員から提出される書類の印刷・コピー

年末調整では、さまざまな書類を取り扱います。 電子データで年末調整を完結させる企業が増えている一方、従業員から紙で書類を受け取ったり、確認・保管などのために印刷やコピーを行ったりする企業もあります。 特に従業員数が多い企業では、1人あたりの印刷枚数が少なくても、全体ではまとまった枚数になる可能性があります。年末調整期間中の印刷量が通常より増える場合は、既存のコピー機・複合機だけで対応できるか事前に確認しておくことが大切です。

書類のスキャン・データ化

紙で提出された年末調整関連書類を電子データとして管理・共有する場合には、複合機のスキャン機能を使用することがあります。処理する書類が少なければ通常のスキャン機能でも対応できますが、数百枚、数千枚単位の書類を扱う場合は、スキャン作業そのものが大きな負担になる可能性があります。 大量の書類を電子化する場合は、複数枚の原稿を連続して読み取れる「ADF（自動原稿送り装置）」や、表裏を自動で読み取れる「両面スキャン」などの機能があると便利です。

BPO・年末調整代行で大量の書類を処理する

企業から年末調整業務を受託するBPO事業者や年末調整代行会社では、年末調整の時期に業務量が集中する場合があります。 繁忙期に合わせてスタッフを一時的に増員したり、期間限定の作業スペースを設けたりする場合、パソコンやデスクだけでなく、コピー機・複合機などの設備も追加で必要になる可能性があります。 ただし、年末調整のためだけに複合機を購入すると、繁忙期終了後に使用頻度が低下します。そのため、年末調整のように利用期間が限定されている場合は、必要な期間だけコピー機・複合機をレンタルして一時的に増台する方法も選択肢の一つです。

2.年末調整の繁忙期に起こりやすいコピー機・複合機の課題

①印刷・コピーが集中して処理が追いつかない

年末調整の繁忙期には、通常業務に加えて年末調整に関する書類の印刷やコピーが発生し、既存のコピー機・複合機に処理が集中することがあります。特に従業員数が多い企業や複数企業の年末調整を受託するBPO事業者では、短期間に多くの書類を処理するケースも考えられます。1台の複合機に印刷が集中すると、出力が完了するまでの待ち時間が長くなり、通常業務にも影響する可能性があります。繁忙期の業務をスムーズに進めるためには、想定される印刷枚数や利用人数を事前に把握し、必要に応じて高速印刷に対応した機種への変更や複合機の一時的な増台を検討するとよいでしょう。

②スキャン作業に時間がかかる

紙で提出された年末調整関連書類を電子化する場合、大量の書類を1枚ずつスキャンしていると、多くの時間と手間がかかります。特に短期間で数多くの書類を処理する必要がある場合、スキャン作業が業務全体のボトルネックになる可能性があります。年末調整用の複合機を選ぶ際は、印刷性能だけでなく、スキャン速度やADFの原稿積載枚数なども確認することが重要です。

③一時的な増員でコピー機が足りなくなる

年末調整の繁忙期には、業務量の増加に対応するため、一時的にスタッフを増員する企業やBPO事業者もあります。スタッフの増員に合わせてパソコンやデスク、チェアなどを準備しても、コピー機・複合機の台数が通常のままでは、印刷やスキャンを行う際に利用が集中する可能性があります。複数のスタッフが1台の複合機を共有すると、印刷待ちやスキャン待ちが発生し、せっかく人員を増やしても作業効率を十分に高められないことがあります。 繁忙期だけ利用人数が増える場合は、スタッフ数や想定する処理量に合わせてコピー機・複合機を一時的に増台することも、業務環境を整える方法の一つです。

3.年末調整ならコピー機・複合機の「短期レンタル」がおすすめ

年末調整の繁忙期に一時的にコピー機・複合機が必要になる場合は、短期レンタルも選択肢の一つです。年末調整のために設備を購入すると、繁忙期が終わった後に使用頻度が下がり、余剰設備となる可能性があります。短期レンタルであれば、数か月など必要な期間に合わせて導入し、利用終了後は返却できます。

必要な期間だけ利用できる

コピー機・複合機の短期レンタルは、数か月間だけ使用したい場合など、期間が限定された需要に合わせやすい点がメリットです。例えば、年末調整の繁忙期だけ印刷やスキャンの処理量が増える場合、必要な期間に合わせてコピー機・複合機をレンタルできます。年末調整業務が終了した後は返却できるため、年間を通して使用する予定がない設備を保有し続ける必要がありません。特に、繁忙期と通常期で必要な設備数に大きな差がある企業では、年間の最大需要に合わせて設備を保有するのではなく、一時的にレンタルを活用することで、業務量の変化に対応しやすくなります。

繁忙期だけ複合機を増台できる

短期レンタルは、現在使用しているコピー機・複合機をレンタル機へ置き換える場合だけでなく、「既存の複合機＋レンタル複合機」という形で一時的に増台することも可能です。例えば、通常は1台で対応できていても、年末調整の時期だけ印刷やスキャンの処理量が増える場合には、繁忙期だけ2台体制にする方法があります。既存機では通常業務、レンタル機では年末調整関連業務を処理するなど、用途を分けることもできます。繁忙期だけ処理能力を高め、終了後は通常の台数に戻せるため、季節によって業務量が変動する企業にも活用しやすい方法です。

購入や長期リースより短期需要に対応しやすい

コピー機・複合機の主な導入方法には、購入・リース・レンタルがあります。それぞれ特徴が異なるため、利用期間や目的に合わせて選ぶことが重要です。

年末調整のように「繁忙期の数か月だけ追加で必要」といったケースでは、利用期間に合わせやすいレンタルが適しています。購入後の余剰設備や長期契約を避けながら、必要な期間だけコピー機・複合機を確保できます。

繁忙期終了後は返却できる

短期レンタルでは、年末調整の繁忙期が終了してコピー機・複合機が不要になれば、契約内容に沿って返却できます。 購入した場合、使用頻度が低下しても自社で保管する必要があり、コピー機・複合機のような大型機器は保管スペースの確保も必要です。また、翌年まで使用しない場合には、長期間にわたって余剰設備を抱えることになります。 レンタルであれば、必要な時期だけ導入して終了後に返却できるため、オフィス内のスペースを圧迫しにくく、繁忙期と通常期の業務量に合わせて設備を調整しやすい点がメリットです。

4.年末調整BPO・給与計算代行会社にも複合機レンタルがおすすめ

複数企業から年末調整業務を受託するBPO事業者や給与計算代行会社では、年末調整の時期に業務量が一時的に増加する場合があります。繁忙期に合わせてスタッフを増員したり、臨時の作業スペースを設けたりする場合は、パソコンやデスクだけでなく、コピー機・複合機などの設備も必要です。

年末調整期間だけスタッフを増員する場合

年末調整BPOや給与計算代行では、繁忙期の業務量に対応するため、期間限定でスタッフを増員する場合があります。スタッフが増えれば、業務用パソコンやデスク、チェアなどに加えて、コピー機・複合機を利用する人数も増加します。 通常時の人数に合わせた複合機の台数では、印刷やスキャンの利用が集中し、待ち時間が発生する可能性があります。そのような場合には、増員するスタッフ数や想定する処理量に合わせて、複合機も一時的に増設する方法があります。

短期間だけBPOセンター・作業スペースを開設する場合

年末調整業務の受託件数やスタッフ数の増加に伴い、短期間だけBPOセンターや臨時の作業スペースを設ける場合があります。このような期間限定の拠点では、パソコンやデスク、ネットワーク環境などとあわせて、印刷・コピー・スキャンに使用する複合機も準備する必要があります。 数か月程度しか使用しない拠点のために複合機を購入すると、業務終了後の保管や移設、処分なども考えなければなりません。レンタルであれば、拠点の稼働期間に合わせて複合機を導入し、業務終了後に返却できます。期間が決まっているBPOセンターや一時的な作業拠点では、レンタルを活用することで必要な設備を柔軟に整えられます。

5.年末調整でコピー機・複合機をレンタルする際の注意点

①余裕をもってレンタルを手配する

年末調整に合わせてコピー機・複合機をレンタルする場合は、利用開始日の直前ではなく、できるだけ余裕をもってレンタル会社へ相談しましょう。希望する機種や台数、利用する地域などによっては、在庫の確認や配送・搬入、設置、ネットワーク設定などに時間が必要になる場合があります。特に複数台の導入やBPOセンターなどへの大量導入を予定している場合は、早めの相談がおすすめです。また、利用期間や必要台数、設置場所、希望する機能などを事前に整理しておくと、レンタル会社への相談もスムーズに進めやすくなります。

②想定する印刷枚数を事前に確認する

コピー機・複合機を選ぶ際は、年末調整期間中にどの程度の印刷・コピーを行うのかを事前に想定しておくことが重要です。 従業員数や受託企業数、1人あたりに処理する書類の枚数、利用期間などをもとに、おおよその印刷枚数を算出してみましょう。通常時ではなく、年末調整業務が集中する繁忙期の処理量を想定することがポイントです。印刷枚数が多い場合は、印刷速度や給紙容量なども確認する必要があります。想定する利用人数や印刷枚数をレンタル会社へ伝えておけば、業務量に適したコピー機・複合機を提案してもらいやすくなります。

③設置場所・ネットワーク環境を確認する

コピー機・複合機をレンタルする前に、設置場所や搬入経路、利用するネットワーク環境を確認しておきましょう。 業務用複合機は本体サイズが大きい機種もあるため、設置スペースだけでなく、入口や廊下、エレベーターなどの搬入経路も確認が必要です。また、設置場所で利用できる電源やLAN環境なども確認しておくと安心です。パソコンから印刷・スキャンを行う場合は、有線LANやWi-Fiなど、どのような方法で複合機をネットワークへ接続するのかも重要です。臨時のBPOセンターや作業スペースへ導入する場合は、複合機だけでなくネットワーク環境も含めて事前に準備しましょう。

④個人情報・データの取り扱いを確認する

年末調整では、従業員の氏名や住所、給与に関する情報など、多くの個人情報を取り扱います。そのため、レンタルするコピー機・複合機についても、セキュリティやデータの取り扱いを確認することが重要です。レンタル会社には、利用中のセキュリティ対策に加えて、返却後に機器内のデータがどのように処理されるのかを確認しておきましょう。特にBPO事業者など、顧客企業から預かった個人情報を取り扱う場合は、自社のセキュリティ基準や委託元との契約条件も踏まえてレンタルする機種・サービスを選ぶことが大切です。

6.年末調整向けコピー機・複合機ならレンコピ！

7.まとめ