A3サイズまでスキャン可能!レンタルコピー機をフル活用するコツ
コピー機や複合機をレンタルしているという企業や自営業をやられている方も多いと思いますが、全ての機能を上手に使いこなせているという方は、意外と少ないのではないでしょうか。 最近のコピー機には、ただコピーを取るだけではなく他にもさまざまな機能を持っています。 ビジネスとして使用する場合において、フル活用する事ができれば作業の効率化にもつながりますので、ぜひ覚えておいた方が良いかもしれません。
コピー機の主な機能
コピー機というと主な使い道として考えれらるのが、その名のとおり資料などのコピーですよね。 しかし、他にもたくさんの機能が充実していることをご存知でしょうか。「使っていない！」という方はと非常にもったいない事をしています。ぜひ使い方を覚えてレンタルコピー機を使いこなせるようにして下さいね。
- 1.スキャン機能 コピー機や複合機の機能として覚えておくと便利なのがスキャン機能です。 資料などを読み取り、それをPDFやJPGなどに変換してくれる機能の事をスキャンと言いますが、データをメールなどで送る際にはとても便利ですよね。 特に最近ではペーパーレス化が浸透してきているため、紙ベースではなくデータでのやり取りが非常に増えてきています。 機種によってはA3サイズまでスキャンする事が可能な物もありますので、ぜひ活用するようにしましょう。 資料などをスキャンしてデータ化することによって、紙代やインク代もかからなくなりますので、経費削減にもつながりますよ。
- 2.コピー機能 コピー機や複合機といえば、まず第一に思いつくのがこのコピー機能ですよね。 このコピー機能だけを見てみても、実はさまざまな機能が使えます。
- カラーコピー モノクロだけではなく、カラーでプリントする事も可能です。 色分けされている資料をプリントしたい場合などにはとても便利ですよね。
- 両面印刷 紙の両面にプリントしたい場合には両面印刷機能を使いましょう。 もともと両面印刷されたものを読み取ってそのままコピーする事も可能ですし、2枚に分かれている物を読み取って1枚の紙に出す事もできます。
- ソート機能 同じ資料を何部もコピーしたい場合にはソート機能がおすすめです。 例えば10ページあるものを10部コピーした場合、通常のコピーであればまず1ページ目が10枚出てきた後に2ページ目が10枚出てきてしまいます。 そうなると全部コピーした後に手作業で仕分けをしていかなくてはなりませんので、とても作業効率が悪いですよね。 しかしソート機能を使えば、そんなわずらわしい作業を省く事が出来るのです。 10ページあるものをソートでコピーすると、10ページすべてをコピーした後にまた10ページが出てくるといったように、仕分けをされた状態で出てきます。 場合によっては100部コピーしなくてはならない、なんていう事もあるかもしれませんが、ソート機能を使えば簡単に資料をまとめる事が出来るので便利です。
- 3.FAX機能 最近ではほとんどのコピー機や複合機にはFAX機能も付いています。 わざわざ個別でFAXを置いておくのはとてももったいないので、レンタルコピー機にFAX機能が付いているのであれば、そちらを使用するようにしましょう。
まとめ
レンタルだからと言って、機能に制限があったり使いづらいなどと言った事はありません。 リースや購入したものと同様の使い方ができますので、せっかくレンタルしているのであればぜひ多くの機能を覚えてフル活用してくださいね。
